Автофокус система управления временем
Одни из нас имеют «холодную» голову, всегда готовую принять правильное решение. Другие же при принятии решений руководствуются порывами сердца, действуют скорее интуитивно, нежели обдуманно. Кто прав? Ни те, ни другие, ведь при принятии любого решения следует задействовать как рациональное мышление, так и интуицию.
Как это сделать? Как научиться принимать решения, руководствуясь эмоциями, но при этом не забывая про здравый смысл? Именно этому и обучает система «Автофокус», разработанная Марком Форстером — специалистом по тайм-менеджменту и самоорганизации, автором 3-х книг и нескольких систем, направленных на более быстрое и эффективное выполнение дел.
Система «Автофокус» и принцип ее действия
Система управления временем «Автофокус» — это простейшая система, позволяющая повысить личную эффективность и улучшить качество выполняемой работы. Она представляет собой список всех дел и задач, которые вам необходимо выполнить. Причем не только важных, а абсолютно любых, вплоть до таких мелких дел, которые могут занять всего 1-2 минуты. Цель — освободить голову для размышлений (ведь если держать все свои планы в голове, то сил на раздумья может и не остаться) и научиться отличать важные задачи от менее важных на подсознательном уровне.
Давайте рассмотрим алгоритм работы системы «Автофокус».
Прежде всего, вам необходимо обзавестись расчерченным блокнотом или тетрадью в линеечку. Автор системы полагает, что блокнота полос на 25-35 точно хватит.
Далее следует составить сам список. Заметьте, что новые дела нужно заносить в конец списка, а ни в коем случае не в середину, даже если вам очень хочется видеть это дело где-нибудь в первой половине.
Теперь самое время приступить к изучению записанных задач. Делать это нужно постранично. Пробегайте глазами все дела на странице до тех пор, пока какое-то одно из них не начнет выделяться на фоне остальных. Этот момент Марк Форстер считает наиболее важным во всей системе. Ведь дело для выполнения вы должны выбрать «автоматически», то есть, не пытаясь думать, анализировать и расставлять приоритеты «головой».
Нашли подходящее дело? Значит, приступайте к его выполнению, но не пытайтесь довести дело до конца, если сейчас вам этого не хочется или вы по какой-то причине затрудняетесь его завершить. Не доделали начатое? — Внесите дело в конец списка еще раз, при этом не забудьте вычеркнуть его из середины.
Изучайте одну и ту же страницу блокнота до тех пор, пока «зацепиться» взглядом будет не за что. И только после того, как поймете, что на этой странице вас больше ничто не привлекает, приступайте к просмотру следующей.
Если случиться так, что ни один из записанных на странице пунктов вас не притянет, значит, лучшее, что вы можете сделать — это вычеркнуть все пункты с данной страницы. Причем не стоит их переносить в конец списка, ведь и так ясно, что на данном этапе жизни вы не готовы к их выполнению. Конечно, вы обязательно вернетесь к большинству из них, однако это произойдет позже. Скорее всего, вычеркнутые сегодня дела и задачи вновь появятся в вашем списке в слегка трансформированном состоянии: например, одни дела вы разобьете на более мелкие подзадачи, другие — просто перефразируете. Чтобы не потерять вычеркнутые пункты Марк Форстер советует выделить их маркером.
Вот так страница за страницей вы доберетесь до последних записей. Выполнив все выделяющиеся задачи с последней страницы, возвращайтесь в начало списка и вновь просматривайте внесенные в него невыполненные дела.
Важные нюансы
Страницы, на которых все дела вычеркнуты, можно отмечать крестиком для большего удобства. Так вы быстрее будете отличать активные страницы от неактивных. Крестик можно ставить в любом удобном вам месте, например, в правом верхнем углу.
Не переживайте, если большую часть ваших задач придется вновь внести в список после того, как вы начали их выполнять, но не закончили. Это вполне нормально. Наиболее трудоемкие или неприятные задачи вы будете добавлять в список по нескольку раз, так как, разбив их выполнение на несколько этапов, вам будет гораздо легче с ними справиться. По словам Марка Форстера, как минимум, две трети задач нуждаются в повторном занесении в список.
Не приступайте к редактированию списка непосредственно после его составления, в противном случае вы рискуете неправильно расставить приоритеты и либо просрочить важную задачу, либо вообще ее не выполнить, вычеркнув из списка.
Следуйте всем правилам системы, но не «теряйте голову»: если вы точно знаете, что задача важна — выполняйте ее, чтобы там ни «говорила» ваша интуиция. Например, вы понимаете, что обед нужно приготовить в первой половине дня, и помните, что, что важный телефонный разговор назначен на 16.00. Вообще Марк Форстер рекомендует записывать все задачи, четко привязанные ко времени, отдельно и выполнять их, не используя систему «Автофокус».
Храните блокнот со списком на видном месте, старайтесь сделать так, чтобы он всегда был под рукой. Либо заведите несколько блокнотов с отдельными списками для каждого места, в котором вы проводите много времени. Например, один для дома, а другой для офиса.
Вносите в список не только дела, требующие физического выполнения, но и дела, которые требуют от вас исключительно умственных затрат. Например, проанализировать новый закон или обдумать детали отпуска и т. д.
Для большего удобства вначале каждого дня проставляйте даты рядышком с первым делом, внесенным в этот день в список. Это облегчит анализ результатов и поможет оценить эффективность вашей работы со списком.
Помните, что вычеркивать все дела на последней странице списка нельзя — ведь на ней в любой момент могут появиться новые задания, а значит она всегда должна быть активной.
Что дает использование системы «Автофокус»?
Использование системы «Автофокус» позволяет:
-выполнять больший объем работ за аналогичный отрезок времени;
-уменьшить нагрузку на нервную систему и, соответственно, избежать депрессий и стрессов;
-выполнять действительно важные дела, ведь нередко, расставляя приоритеты, мы ставим на первое место абсолютно не те задачи, которые следовало бы; иногда наше подсознание «обманывает» нас, заставляя в первую очередь приступать к делам, которые на самом деле могли бы и подождать;
-ускорить выполнение повседневных дел — дел, которые повторяются изо дня в день и не вызывают у вас восторга, таких как: телефонные звонки, ответы на письма, подпись документов, раздача поручений и т. д.;
-качественней реализовывать трудоемкие проекты и проекты, повышенной сложности, а также находить новые идеи для решения задач (разбивая выполнение сложной задачи на несколько этапов, вы, тем самым, более тщательно прорабатываете каждый этап).
Как и любая система, система «Автофокус» подходит не всем. Но чтобы понять «ваша» она или нет, следует попробовать. Удачи!
Случайная цитата:
Мы никогда не бываем столь беззащитны, как тогда, когда любим и никогда так безнадежно несчастны, как тогда, когда теряем объект любви или его любовь.
Зигмунд Фрейд